La misión: Conformar Comunidades Empresariales

Nazly Chacón, directora de Soporte Tecnológico comercial de Coopidrogas con Colaboración de Gs1 Colombia ganan el premio "la colaboración más valiosa" de eyeforpharma en el 2016.

“Cada vez se vuelve mucho más importante la reducción de procesos manuales, excesos de papeleo y, al mismo tiempo, incrementar la eficiencia operativa, una herramienta muy eficiente y con resultados a corto plazo es todo el proceso de comercio electrónico con proveedores”, expresaron en entrevista con eyeforpharma, Nazly Chacón, directora de Soporte Tecnológico Comercial, de Coopidrogas, quien obtuvo el galardón de la Colaboración farmacéutica más valiosa, en el Premio eyeforpharma LatAm 2016.

Lo anterior, además, ha traído grandes beneficios para Coopidrogas, ya que se envía información relevante para el proceso de control de trazabilidad de los productos como lote y fecha de vencimiento que vienen del proveedor, lo cual genera que las operaciones logísticas se vuelvan mucho más rápidas y confiables.

Tecnología, a su servicio

En la actualidad la competencia y los nuevos enfoques de mercado, exigen que las empresas además de ser competitivas, se integren en redes de valor mediante el concepto de colaboración, motivo por el cual Coopidrogas identificó la necesidad de implementar soluciones que le permitan facilitar las negociaciones con sus clientes y proveedores y obtener beneficios que impacten de forma positiva, tanto al interior de la compañía como hacia los farmacéuticos independientes.

En pocas palabras, el proyecto se enfocó en la implementación de estándares internacionales GS1 y comercio electrónico vía EDI, con operaciones como PRICAT (Catálogo Electrónico de Precios), orden de compra electrónica y aviso de despacho.

Aunado a ello, el proyecto involucró la identificación e integración con la industria farmacéutica y de productos populares, por medio del uso de la tecnología. Para la red de valor de Coopidrogas es importante la implementación EDI, dado que es un insumo fundamental para asegurar calidad en la información y la trazabilidad de los medicamentos a través de la cadena de distribución.

Ejecución maestra

El proyecto se ejecutó al considerar los siguientes aspectos:

1. Adopción del estándar internacional GS1, lo que facilitó la identificación única de productos con (GTIN – Global Trade Identification Number) y localizaciones (GLN – Global Location Number) de cada proveedor.

2. Desarrollo de la infraestructura tecnológica a nivel de hardware y software, requerido a nivel interno para soportar las operaciones de comercio electrónico.

3. Alianzas con proveedores de soluciones de comercio electrónico que ofrecen alternativas tecnológicas hacia los laboratorios para facilitar su vinculación al comercio electrónico.

4. Trabajo colaborativo con la industria farmacéutica a través de GS1 Colombia, con el objetivo de definir criterios básicos que proporcionen calidad de información, así como diferentes jornadas de sensibilización y capacitación hacia los diferentes involucrados, para facilitar la gestión de cambio dentro del proyecto.

Proveedores, actores importantes

La población objetivo, o target, es la Industria farmacéutica y populares: Coopidrogas cuenta con 367 proveedores. Los proveedores son actores importantes dentro de la iniciativa al ser los generadores de la información, su participación es de vital importancia, dado que proveen el conocimiento requerido sobre el medicamento para que éste sea comercializado de manera correcta.

En cuanto a afiliados (farmacias independientes), alrededor de 6,500 farmacias de barrio son impactadas, gracias al mejoramiento e implementación de mejores prácticas logísticas que han permitido contar con productos de manera oportuna. De forma adicional se resalta su participación en el proyecto debido a que constituyen la cara final hacia un cliente-paciente, al ser su misión la dispensación responsable de los medicamentos.

El capital humano

En este proyecto se han involucrado las diferentes áreas de la cooperativa y empresas externas que apoyaron de forma directa o indirecta dentro del proyecto, encabezado por el Consejo de Administración y la Gerencia General.

Información completa y confiable

Hasta el momento, los resultados más confiables son: contar con información confiable y completa de los productos, dado que 100% de los productos fueron incluidos en los diversos mensajes EDI.

Por otra parte, contar con la información sincronizada, vía EDI, ha permitido la posterior implementación para guardar la trazabilidad de medicamentos e integrarlo en otros procesos.

Proceso de divulgación

El proceso de divulgación de realizó por diferentes medios: comunicación escrita, correos electrónicos, se publicó en nuestras actividades comerciales y se realizaron reuniones de divulgación generales y específicas.

Aunado a ello, a través de GS1 Colombia, como punto de encuentro para el desarrollo de iniciativas colaborativas, Coopidrogas hace parte del grupo de trabajo de Salud y Consumo Masivo, en donde confluyen los principales actores de la industria farmacéutica (laboratorios y comerciantes), cuyo objetivo es desarrollar iniciativas conjuntas que les permitan ser más eficientes, flexibles y competitivos, sobre todo en temáticas como calidad de información, trazabilidad de medicamentos y gestión compartida de indicadores.

Problemas y retos

Uno de los principales problemas fue traducir en un lenguaje de negocios los requerimientos técnicos de la solución planteada (plataformas tecnológicas para implementar el comercio electrónico), con el fin de garantizar el entendimiento del proceso por parte de las áreas comercial y logística de Coopidrogas y de los proveedores.

Por lo regular, al elaborar este tipo de herramientas, se genera la falsa percepción por parte de las áreas involucradas (logística y comercial) frente a la existencia de una carga adicional en sus labores para garantizar su correcto funcionamiento. No obstante, se tuvo en cuenta el involucramiento temprano y activo de dichas áreas para garantizar el entendimiento de los beneficios de la solución planteada, con lo cual, de esta manera, se rompió el paradigma planteado con anterioridad y se gestionó de forma correcta el cambio.

Existe una inherente dependencia en la calidad de la información compartida. En consecuencia, fue necesario llevar a cabo diversas iniciativas, tales como alineación de criterios con proveedores y definición de puntos de control para garantizar la calidad de la información capturada y transferida.

De principio a fin

Uno de los puntos más importantes es la gestión de cambio y el involucramiento de principio a fin de cada uno de los actores.

Por otra parte, desde las mesas colaborativas dispuestas en GS1 Colombia se ha permitido el trabajo conjunto tanto con proveedores como con otros comerciantes del sector que persiguen el mismo objetivo.

El concurso

Se decidió entrar al concurso por intermedio de GS1 Colombia el cual conoce a eyeforpharma.

Factores de éxito

Este premio eyeforpharma significa un reconocimiento a la cooperativa y sus aliados que son los proveedores como factores críticos de éxito, ya que facilitaron el proceso de colaboración.

Y después del premio

El intercambio electrónico de datos a través de EDI es una forma eficiente para optimizar las relaciones comerciales; Sin embargo, hay una dependencia inherente de la exactitud de la información compartida, lo que hace imprescindible para apoyar el proceso mediante el trabajo en colaboración con los proveedores basado en estándares.

Por todo lo anterior, el siguiente paso es el manejo de factura electrónica, que es parte de la nueva reglamentación del gobierno colombiano.

Recomendación para la industria

La recomendación para el sector en general es que cuando se trata de proyectos relacionados con la implementación de facilitadores como la tecnología o mejores prácticas logísticas, es fundamental la conformación de comunidades empresariales, como la de GS1, que faciliten la divulgación de necesidades y logros relacionados con este tipo de proyectos y motiven a otros actores a emprenderlos.

También, es necesario proporcionar un espacio neutral que sirva de encuentro para los diversos actores de la industria farmacéutica, que promueva el planteamiento y discusión de iniciativas orientadas a solucionar problemas prioritarios del sector.

¿Qué es Coopidrogas?

Es una asociación sin ánimo de lucro, que tiene como objetivo proteger y propiciar el desarrollo empresarial y la dignificación del farmacéutico detallista, fue creada hace 46 años por farmacéuticos detallistas afectados por los bajos márgenes de comercialización y ante la dificultad de comprar directamente a los laboratorios por el poco volumen individual de sus operaciones.

En la actualidad cuenta con más de 3,500 afiliados, lo que se traduce en alrededor de 6,500 farmacias, correspondiente a 41% del total de farmacias detallistas del mercado nacional.

¿Qué es GS1?

GS1 Colombia | LOGYCA es una organización miembro de la red mundial GS1, brinda soluciones de conectividad a las empresas de diferentes sectores del país al hacer visible la información de sus productos a través de estándares de identificación y comunicación.

Es una organización sin fines de lucro que a través de su sistema de identificación (el más conocido y punto de partida para múltiples soluciones, el código de barras proporciona un marco que permite que los productos, servicios y la información, se muevan de manera eficiente y segura para el beneficio de las empresas y el mejoramiento de la vida de los clientes todos los días, y en todas partes.

Los estándares GS1 aseguran intercambios eficaces entre las empresas, y actúan como guías básicas que facilitan la interoperabilidad y proporcionan estructura para muchas industrias.

GS1 Colombia fue creada en 1988 por empresarios colombianos. Durante los últimos 25 años GS1 Colombia se ha enfocado en brindar beneficios a sus miembros y clientes -más de 23 mil empresas- a través del desarrollo de redes de valor, basados en la colaboración entre socios de negocio y la implementación de dichos estándares.

Principales beneficios

1. Optimizar los procesos logísticos, al minimizar reprocesos administrativos y posibles errores durante la generación de una orden de compra, recepción y despacho de medicamentos.

2. Reducir time to market para los laboratorios farmacéuticos como consecuencia de mayor agilidad en los registros y codificaciones de los productos farmacéuticos gracias a la sincronización electrónica de información.

3. Incrementar la competitividad del farmacéutico independiente a partir de la implementación de buenas prácticas de clase mundial, como el comercio electrónico.

4. Aumentar la seguridad y efectividad en la dispensación de un medicamento hacia un cliente final o paciente en la farmacia, como resultado de la identificación única e inequívoca de los medicamentos.

El equipo de Coopidrogas asistirá al 10º Congreso anual “eyeforpharma América Latina” en Miami, para la entrega física del Premio eyeforpharma, junto con Leonel Pava, Community Development Director de GS1 Colombia quien moderará una mesa redonda.

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